Szanowni Państwo,

Informujemy, że administratorami Państwa danych osobowych jest Zarząd ROD Zieleniewski I w Krakowie z siedzibą przy ulicy Ślicznej 34, 31-444 Kraków

Szczegółowe informacje na temat zakresu przetwarzania danych znajdą Państwo poniżej.

Czynność przetwarzania danych osobowych: Prowadzenie ewidencji oddziałek w ROD

Cel przetwarzania: Prowadzenie ewidencji działek, ustalenie prawa do działki, zatwierdzanie przenoszenia prawa do działki, ustalanie danych na potrzeby prowadzenia rozliczeń z tytułu opłat ogrodowych, utrzymywana kontaktu z działkowcem

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b), c), d) lub f) RODO, art. 53 ustawy o ROD, umowa dzierżawy działkowej, Statut PZD § 157-*161 Statutu PZD, uchwała 215/2015 KZ PZD

Kategoria danych osobowych: Dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, PESEL, adresowe, dotyczące praw do działki, powierzchni działki i jej zagospodarowaniu, informacje o uprawnieniu do wjazdu na teren ROD, osobach dokonujących wpisu w ewidencji, inne dane ujęte w umowie dzierżawy działkowej lub przeniesienia prawa do działki

Kategoria osób: Działkowiec/ były działkowiec

Kategoria odbiorców: Podmioty, z których usług korzysta PZD przy prowadzeniu ROD, realizacji obowiązków ustawowych i statutowych, realizacji praw i obowiązków wynikających z umowy dzierżawy działkowej lub wobec których PZD jest zobowiązane udostępnić dane na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących

Sposób zbierania danych: Działkowiec/ zbywca prawa do działki

Termin usunięcia danych: 6 lat od dnia wygaśnięcia prawa do działki, z wyłączeniem imienia, nazwiska, numeru działki wraz z oznaczeniem ROD, które przetwarza się bezterminowo

Czynność przetwarzania danych osobowych: Prowadzenie rejestru osób oczekujących na działkę w ROD

Cel przetwarzania: Ustalenie osób oczekujących na działkę w ROD, kolejności zgłoszeń i utrzymywanie kontaktu z oczekującym

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO

Kategoria danych osobowych: Imię, nazwisko, dane kontaktowe

Kategoria osób: Osoba oczekująca na działkę

Kategoria odbiorców: Nie przewiduje się przekazywania

Sposób zbierania danych: Osoba oczekująca na działkę

Termin usunięcia danych: Do czasu zakończenia okresu ubiegania się o działkę

Czynność przetwarzania danych osobowych: Prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wypływającej do/ z ROD

Cel przetwarzania: Merytoryczne rozpatrzenie sprawy – realizacja praw lub obowiązków ustawowych lub statutowych PZD

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ewentualnie – w zależności od okoliczności i przedmiotu sprawy – art. 6 ust. 1 lit. a) lub b) lub c) lub d) RODO

Kategoria danych osobowych: Dane identyfikacyjne w tym imię, nazwisko, adres korespondencyjny/ e- mail, ewentualnie inne dane wynikające z przedmiotu sprawy

Kategoria osób: Nadawca, adresat, osoba zainteresowana w sprawie

Kategoria odbiorców: Organy publiczne np. Policja, nadzór budowlany

Sposób zbierania danych: Nadawca, inne zbiory danych posiadane przez PZD zgodnie z obowiązującym prawem np. ewidencja działek, ewidencja członków

Termin usunięcia danych: 5 lat od zakończenia sprawy, chyba że:
– przedmiot postępowania wymaga przekazania danych do innego zbioru, dla którego przewidziano dłuższy okres przetwarzania;
– sprawa dotyczy praw dla których ustawa przewiduje dłuższy termin przedawnienia roszczeń – 1 rok po upływie okresu przedawnienia

Czynność przetwarzania danych osobowych: Prowadzenie rejestru pracowników, akt pracowniczych i ewidencji czasu ich pracy, rozliczenia finansowe z tytułu wynagrodzeń i innych świadczeń wypłacanych osobom zatrudnionym w ROD lub pełniącym funkcje w organach PZD w ROD, naliczanie obciążeń oraz naliczanie składek do ZUS

Cel przetwarzania: Prowadzenie ewidencji pracowników zgodnie z Kodeksem Pracy, rozliczeń z pracownikami i osobami pełniącymi funkcje w organach PZD w PZD, naliczanie potrąceń, obliczanie składek ZUS

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a), b), c), d) lub f) RODO* oraz jak niżej

Kategoria danych osobowych: Jak niżej wg podzbioru

Kategoria osób: Jak niżej wg podzbioru

Kategoria odbiorców: Organy administracji publicznej i jak niżej wg podzbioru

Sposób zbierania danych: Jak niżej wg podzbioru

Termin usunięcia danych: 1) 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł
– w przypadku dokumentacji pracowniczej;
2) 50 lat od zakończenia stosunku pracy
– w przypadku: listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty;
3) nie krócej niż do przedawnienia się zobowiązań podatkowych wynikających z opłacanych zaliczek oraz z realizacji funkcji płatnika– w przypadku dokumentacji podatkowej zatrudnionego;
– chyba, że odrębne przepisy przewidują inny okres przechowywania dokumentacji.

---

Czynność przetwarzania danych osobowych: Prowadzenie rozliczeń finansowych z tytułu wynagrodzeń i innych świadczeń wypłacanych osobom zatrudnionym w ROD oraz pełniącym funkcje w organach PZD w ROD, naliczanie obciążeń oraz naliczanie składek do ZUS, sporządzanie dokumentacji podatkowej, Zgłoszenie pracowników i członków ich rodzin do ZUS, ich aktualizacja i przekazywanie danych o zwolnieniach.

Cel przetwarzania: Prowadzenie rozliczeń z pracownikami i osobami pełniącymi funkcje w organach PZD naliczanie potrąceń, obliczanie składek ZUS, sporządzanie PIT, rozliczanie zwrotów kosztów, otrzymywanych przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich zgłoszenia pracownika i członków jego rodziny do ZUS, ich aktualizacja oraz przekazywanie informacji o zwolnieniach

Podstawa prawna: Umowa o pracę. Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy Dział III – Wynagrodzenia; ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – art. 1, 6 oraz 6a; ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych Art. 21, 31, 39 Statut PZD § 35

Kategoria danych osobowych: Dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, PESEL, dane adresowe, dane kadrowe (wysługa lat pracy, stawka wynagrodzeń), dane o czasie pracy, przyznanych nagrodach, potrąceniach, (składki związkowe, zajęcia komornicze itp.) wysokości odprowadzanych podatków i składek ZUS, numery kont dla przelewów bankowych pracownika, funkcja w organach PZD

Kategoria osób: Osoby zatrudnione w ROD lub osoby pełniące funkcje w organach PZD w ROD

Kategoria odbiorców: Banki, urzędy skarbowe, ZUS, inne firmy ubezpieczeniowe
– dotyczy tylko osób posiadających polisy ubezpieczeniowe

Sposób zbierania danych: Pracownik lub zatrudniony na podstawie umowy cywilno-prawnej, osoba pełniąca funkcję w PZD

Termin usunięcia danych: J/w.

---

Czynność przetwarzania danych osobowych: Prowadzenie rejestru pracowników, akt pracowniczych i ewidencji czasu ich pracy

Cel przetwarzania: Prowadzenie ewidencji pracowników zgodnie z Kodeksem Pracy

Podstawa prawna: Umowa o pracę.umowa cywilno-prawna Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy – w szczeg. art. 221 w zw. z art. 94 pkt 9a i 9b

Kategoria danych osobowych: Dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, PESEL, dane adresowe, dane o wykształceniu, przebiegu pracy, absencji (urlopy, zwolnienia lekarskie, i inne), dane o zakresie obowiązków, stawce wynagrodzenia, karach i nagrodach oraz inne dane wymagane zgodnie z Kodeksem Pracy

Kategoria osób: Osoby zatrudnione w w ROD na umowę o pracę lub na podstawie umowy cywilno-prawnej

Kategoria odbiorców: ZUS, inne firmy ubezpieczeniowe – dotyczy tylko osób posiadających polisy ubezpieczeniowe

Sposób zbierania danych: Pracownik lub zatrudniony na podstawie umowy cywilno-prawnej

Termin usunięcia danych: J/w.

Czynność przetwarzania danych osobowych: Prowadzenie ewidencji osób ubiegających się o zatrudnienie przez ROD

Cel przetwarzania: Rekrutacja pracowników

Podstawa prawna: art.6 ust.1 pkt a) b) i d) RODO Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 108 t.j.) – w szczeg. art. 221 § 1.”

Kategoria danych osobowych: Dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane o wykształceniu, stażu pracy, uprawnieniach zawodowych. ewentualnie inne dane przekazane przez osobę, której dotyczą

Kategoria osób: Kandydaci do pracy

Kategoria odbiorców: Dane nie są przekazywane innym podmiotom

Sposób zbierania danych: Dane przekazane przez kandydata do pracy

Termin usunięcia danych: Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego

Czynność przetwarzania danych osobowych: Rejestr kontrahentów jednostki ROD

Cel przetwarzania: Ewidencjono- wanie i obsłu- ga transakcji pomiędzy ROD a kontrahentem

Podstawa prawna: art.6 ust.1 pkt a) b) c) d) lub, f) RODO

Kategoria danych osobowych: Dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, inne np.: nr nadane w ewidencjach publicznych, dane adresowe, forma prawna działalności gospodarczej; rodzaj działalności (kod PKD); nr telefonu, rach. bakowych, inne dane przekazane w związku z realizacją kontraktu lub ofertą

Kategoria osób: Kontrahent

Kategoria odbiorców: Organy ad- ministracji publicznej, inni kontrahenci jeżeli wynika to z relacji gospodarczych np. banki, ubezpieczyciele

Sposób zbierania danych: Dane przekazywane przez kontrahenta lub zbioru publicznie dostępne np. (CEIDG)

Termin usunięcia danych: 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym transakcje zostały ostatecznie zakończone
– w przypadku dokumentów księgowych; 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji – w przypadku dokumentów dotyczących rękojmi i reklamacji; Nie szybciej niż termin przedawnienia roszczeń wynikających z transakcji

Czynność przetwarzania danych osobowych: Prowadzenie rejestru upoważnień

Cel przetwarzania: Ewidencjonowanie upoważnień udzielanych przez organy ROD

Podstawa prawna: art.6 ust.1 pkt f) RODO Statut PZD

Kategoria danych osobowych: Dane identyfikacyjne imię i nazwisko; inne np. imiona rodziców; miejsce zamieszkania/ prowadzenia działalności; zajmowane stanowisko/ pełniona funkcja inne dane osobowe przekazane przez członka zarządu/ pracownika/ osobą świadczącą pomoc prawną na rzecz PZD

Kategoria osób: Członek organu PZD, pracownik, osoba świadcząca usługę na podstawie umowy cywilnoprawnej

Kategoria odbiorców: Organy publiczne, strony postępowań i umów, ich pełnomocnicy, notariusze

Sposób zbierania danych: Od osoby której dane dotyczą lub z innych zbiorów danych prowadzonych w ramach PZD

Termin usunięcia danych: 6 lat lat od odwołania/ wygaśnięcia pełnomocnictwa, realizacji czynności lub zakończenia postępowania, którego dotyczyło

Czynność przetwarzania danych osobowych: Prowadzenie rejestru upoważnieńProwadzenie rejestru odznaczeń

Cel przetwarzania: Rozpatrywanie wniosków o nadanie odznaczenie i ewidencjonowanie osób uhonorowanych odznaczeniami udzielanych przez zarząd ROD

Podstawa prawna: art.6 ust.1 a) i pkt f) RODO Statut PZD, Uchwały KR PZD nr
- 1/XV/2017 w sprawie odznaki „Zasłużony Działkowiec” oraz ustanowienia trybu i warunków jej nadania,
- uchwała nr 4/ XV/2017 KR PZD w sprawie ustanowienia odznaki „Za zasługi dla ROD” oraz przyjęcia trybu i warunków jej nadania

Kategoria danych osobowych: Imię i nazwisko; data nadania odznaki; fakultatywnie nr działki z nazwą ROD, inne dane osobowe ujęte w uzasadnieniu dotyczącym przyznania odznaki

Kategoria osób: Osoba objęta wnioskiem/ odznaczona

Kategoria odbiorców: Nie przewiduje się

Sposób zbierania danych: Od osoby, której dane dotyczą lub z innych zbiorów danych prowadzonych w ramach PZD

Termin usunięcia danych: W zakresie imienia, nazwiska, nr działki i nazwy ROD, bezterminowo. W pozostałym zakresie danych ujętych w we wniosku do czasu rozpatrzenia wniosku

Czynność przetwarzania danych osobowych: Prowadzenie Rejestru uchwał organów ROD

Cel przetwarzania: Ewidencjonowanie informacji o uchwałach podjętych przez organy ROD oraz treści decyzji organu

Podstawa prawna: art.6 ust.1 pkt c) lub f) RODO

Kategoria danych osobowych: Imię i nazwisko; dane adresowe; nr działki, nazwa ROD,; funkcja w ROD; inne dane osobowe uzasadnione przedmiotem sprawy objętej uchwałą

Kategoria osób: Działkowiec lub inna osoba będąca uczestnikiem postępowania objętego uchwałą

Kategoria odbiorców: Organy publiczne, uczestnicy postępowania

Sposób zbierania danych: Od osoby, której dane dotyczą lub z innych zbiorów danych prowadzonych w ramach PZD

Termin usunięcia danych: Bezterminowo

Czynność przetwarzania danych osobowych: Prowadzenie akt spraw prowadzonych przez komisję rewizyjną ROD

Cel przetwarzania: Ewidencjonowanie dokumentacji spraw rozpatrywanych przez komisję rewizyjna ROD

Podstawa prawna: art.6 ust.1 pkt c) lub f) RODO

Kategoria danych osobowych: Imię i nazwisko; dane adresowe; nr działki, nazwa ROD,; funkcja w PZD; inne dane osobowe uzasadnione przedmiotem sprawy

Kategoria osób: Działkowiec lub inna osoba będąca uczestnikiem postępowania

Kategoria odbiorców: Organy publiczne, uczestnicy postępowania

Sposób zbierania danych: Od osoby, której dane dotyczą lub z innych zbiorów danych prowadzonych w ramach PZD

Termin usunięcia danych: 6 lat od zakończenia sprawy przez komisję w ROD, chyba że przepis szczególny wprowadza krótszy okres

Czynność przetwarzania danych osobowych: Prowadzenie Rejestru uchwał komisji rewizyjnej ROD

Cel przetwarzania: Ewidencjonowanie informacji o uchwałach podjętych przez komisję rewizyjną ROD oraz treści rozstrzygnięcia

Podstawa prawna: art.6 ust.1 pkt c) lub f) RODO

Kategoria danych osobowych: Imię i nazwisko; dane adresowe; nr działki, nazwa ROD,; funkcja w ROD; inne dane osobowe uzasadnione przedmiotem sprawy objętej uchwałą

Kategoria osób: Działkowiec lub inna osoba będąca uczestnikiem postępowania objętego uchwałą

Kategoria odbiorców: Organy publiczne, uczestnicy postępowania

Sposób zbierania danych: Od osoby, której dane dotyczą lub z innych zbiorów danych prowadzonych w ramach PZD

Termin usunięcia danych: 6 lat od podjęcia uchwały